Blog: Culturele misverstanden in onderhandelingen en tools om deze tegen te gaan

In het tweede webinar van het MGA netwerk (6 april) stond Frans Evers, voorzitter van het MGA netwerk, stil bij culturele misverstanden in de toepassing van de Mutual Gains Approach. De eerste vraag die hij opwierp in zijn presentatie is gelijk een wezenlijke: waar hebben we het eigenlijk over als we het hebben over cultuur?

Het woord cultuur wordt breed ingezet. Denk aan: cultuur van een land of volk, bedrijfscultuur, angstcultuur, popcultuur, etc. En kan je het eigenlijk wel hebben over één bepaalde cultuur? We dreigen al snel te generaliseren of zelfs een karikatuur te maken van culturen. Volgens Frans Evers zijn culturen minder homogeen dan ze lijken, en kunnen we het dus beter over culturele elementen hebben. Die culturele elementen zijn bepalend voor hoe wij communiceren, maar vooral ook interpreteren. Het is in dit proces van communicatie en interpretatie dat er volgens hem misverstanden ontstaan.
Dergelijke misverstanden zien wij bij WesselinkVanZijst veelvuldig terug in ons werk.
Gelukkig zijn er interventies en instrumenten om deze misverstanden zoveel mogelijk te voorkomen. Bijvoorbeeld:

1. Het ANNA-principe. Misverstanden ontstaan door aannames ten aanzien van anderen en hun cultuur. Die aannames vormen we bijvoorbeeld op basis van eigen ervaringen, een artikel in de krant of de mening van een collega. Voordat je het weet verslijt je zo’n aanname voor de waarheid. Je zet jezelf daarmee onbewust op het verkeerde been. Wees je daar dus vooral wel van bewust! Verifieer of jouw beeld uit de pers of van jouw collega wel klopt met de werkelijkheid. Zo’n verificatiegesprek noemen we een ANNA-gesprek: Alles Navragen, Niets Aannemen.
2. Joint Fact Finding. Tijdens het webinar toonde Frans Evers een plaatje van een pijp (zie afbeelding) en stelde hij: ‘dit is geen pijp. ’Het is immers een plaatje van een pijp. Misverstanden ontstaan ook wanneer men afgaat op een beeld van de werkelijkheid, in plaats van de daadwerkelijke situatie. Wij zien dit vaak terug in ons werk, onder andere wanneer het aankomt op feiten, kennis onderliggend aan een onderwerp dat wordt besproken in de dialoog. Verschillende beelden en aannames over de feiten leiden tot verschillende conclusies. En kom er dan maar eens uit met elkaar. Een mogelijkheid om dit te voorkomen is om gezamenlijk feiten te onderzoeken, ofwel om Joint Fact Finding toe te passen.
3. Het vastleggen van afspraken. Tenslotte zien we dat misverstanden ontstaan door ‘vage afspraken’. Afspraken die niet duidelijk worden vastgelegd. Het gebeurt regelmatig dat partijen in de vooronderstelling leven dat ze een akkoord hebben bereikt, om er pas veel later achter te komen dat ze zich de afspraken verschillend herinneren of er een andere interpretatie aan geven. Als beide partijen dit misverstand pas doorzien nadat ze hun achterban hebben ingelicht of nadat een veronderstelde afspraak geschonden lijkt, kan het lastig zijn om de afspraken te herzien en leidt het niet zelden tot hardnekkige conflicten. Het is daarom goed om expliciet stil te staan bij het maken van heldere, navolgbare, naleefbare afspraken. Waarin niet alleen de concrete afspraak, maar ook de geest/intentie van de afspraak wordt vastgelegd.

Een belangrijke les van Frans Evers is dus dat er weinig voor nodig is om misverstanden te
laten ontstaan. Aannames, verschillende beelden van de werkelijkheid en verschillende interpretaties van afspraken kunnen hiervan de oorzaak zijn. Culturele verschillen tussen onderhandelaars maken deze valkuilen nóg waarschijnlijker. Reden te meer om maatregelen te treffen die misverstanden voorkomen. Hopelijk helpen bovenstaande tips je daarbij.

Mocht je het webinar van Frans Evers terug willen kijken, dan kan dat via deze link.
Wil je meer weten over het MGA-netwerk, kijk dan op www.mga-netwerk.nl.