Artikel: Waar staat de virtuele koffieautomaat? 3 Tips
01 februari 2021
Omgevingsmanagers hebben digitaal overleg en participatie op afstand inmiddels aardig in de vingers. Toch blijkt het lastig om écht de verbinding te maken met stakeholders. Dat koffiemoment in de pauze van een overleg, het informele praatje vooraf, of het samen lopen naar de lunch of het treinstation; het zijn vaak die schaduwmomenten waarin je pas scherp zicht krijgt op wat er echt speelt. Hoe creëer je meer verbinding in een online wereld?
1. Durf te kiezen voor nieuwe werkvormen
Overleg online hoeft geen kopie te zijn van wat je in een zaaltje zou doen. Er zijn legio mogelijkheden om bewust meer de verbinding op te zoeken. Dat kan als op zichzelf staand onderdeel van een bijeenkomst -spannend én vrijwel altijd doeltreffend- maar ook via de inhoud (zie deze opsomming bijvoorbeeld, of de nieuwsbrief van deze club). Breakout rooms (deelsessies) zijn al erg populair om creatief te worden en meer verbinding te creëren. In sommige software kun je deelnemers nu zelf laten wisselen van breakout, een soort netwerkconferentie modus. Zoom is heel sterk in het eenvoudig faciliteren van muziek en video. In Teams heb je tegenwoordig theatermodus, een instelling die meer interactie en non-verbale communicatie mogelijk maakt. De groei van mogelijkheden zet onverminderd voort. Welk medium je ook gebruikt, richt je op de kansen die het biedt en probeer de nadelen ervan zoveel mogelijk in te perken.
2. Kies bewust voor meerdere kanalen Videobellen vanuit huis is informeler vergeleken bij een vergaderzaal maar toch ook weer niet heel erg. Even binnenlopen via een videogesprek (in plaats van bij iemand aan het bureau) is er nog niet vaak bij. Hoe dan ook zijn de koffie en wandelgang ver te zoeken. Tenzij je gebruik maakt van meerdere kanalen: bellen, appen en (soms) e-mailen dus, juist vlak voor en net na dat belangrijke overleg. Heel veel stakeholders aan tafel? Bel steeds een andere partij en geef juist diegene waar je nog niet een heel goed contact mee hebt voorrang. Wil je het gesprek echt zo informeel mogelijk maken, loop dan door naar punt 3.
3. Trek je wandelschoenen aan Bellen tijdens een korte wandeling buiten heeft een paar grote voordelen. Tenzij je een verkeersplein oversteekt ben je gek genoeg vaak minder afgeleid dan binnen (omdat je geen scherm voor je hebt) en luister je dus beter naar de ander. Ook bevordert lopen je creativiteit. Vertel dat je een wandeling maakt en het gesprek is gelijk (nog) een stuk informeler. Wandelend overleggen is dan ook in opkomst. Dat doe je natuurlijk nog steeds het liefst fysiek samen en omgevingsmanagers die vaak op een buitenlocatie zijn hebben het in die zin gemakkelijk. Maar ook zonder het excuus van veldbezoek kun je nog steeds de deur uit voor een goed gesprek.
Auteur: Stefan Szepesi
1. Durf te kiezen voor nieuwe werkvormen
Overleg online hoeft geen kopie te zijn van wat je in een zaaltje zou doen. Er zijn legio mogelijkheden om bewust meer de verbinding op te zoeken. Dat kan als op zichzelf staand onderdeel van een bijeenkomst -spannend én vrijwel altijd doeltreffend- maar ook via de inhoud (zie deze opsomming bijvoorbeeld, of de nieuwsbrief van deze club). Breakout rooms (deelsessies) zijn al erg populair om creatief te worden en meer verbinding te creëren. In sommige software kun je deelnemers nu zelf laten wisselen van breakout, een soort netwerkconferentie modus. Zoom is heel sterk in het eenvoudig faciliteren van muziek en video. In Teams heb je tegenwoordig theatermodus, een instelling die meer interactie en non-verbale communicatie mogelijk maakt. De groei van mogelijkheden zet onverminderd voort. Welk medium je ook gebruikt, richt je op de kansen die het biedt en probeer de nadelen ervan zoveel mogelijk in te perken.
2. Kies bewust voor meerdere kanalen Videobellen vanuit huis is informeler vergeleken bij een vergaderzaal maar toch ook weer niet heel erg. Even binnenlopen via een videogesprek (in plaats van bij iemand aan het bureau) is er nog niet vaak bij. Hoe dan ook zijn de koffie en wandelgang ver te zoeken. Tenzij je gebruik maakt van meerdere kanalen: bellen, appen en (soms) e-mailen dus, juist vlak voor en net na dat belangrijke overleg. Heel veel stakeholders aan tafel? Bel steeds een andere partij en geef juist diegene waar je nog niet een heel goed contact mee hebt voorrang. Wil je het gesprek echt zo informeel mogelijk maken, loop dan door naar punt 3.
3. Trek je wandelschoenen aan Bellen tijdens een korte wandeling buiten heeft een paar grote voordelen. Tenzij je een verkeersplein oversteekt ben je gek genoeg vaak minder afgeleid dan binnen (omdat je geen scherm voor je hebt) en luister je dus beter naar de ander. Ook bevordert lopen je creativiteit. Vertel dat je een wandeling maakt en het gesprek is gelijk (nog) een stuk informeler. Wandelend overleggen is dan ook in opkomst. Dat doe je natuurlijk nog steeds het liefst fysiek samen en omgevingsmanagers die vaak op een buitenlocatie zijn hebben het in die zin gemakkelijk. Maar ook zonder het excuus van veldbezoek kun je nog steeds de deur uit voor een goed gesprek.
Auteur: Stefan Szepesi